Как сэкономить на аренде офиса. Скупой платит дважды?
Одним из условий ведения бизнеса является наличие офиса. Не все компании имеют возможность купить для этого нужное помещение, да и не всегда эти траты оправданы. Большинство фирм снимают офисы в аренду. Как правило, бизнесмены пытаются сократить количество расходов на аренду помещения в случае, если они начинающие стартаперы, если в стране наблюдается экономический кризис и, если руководитель по натуре очень экономный человек.
Каким же образом можно сэкономить на аренде офиса?
На самом деле, вариантов не так много. Часть из них дает существенную экономию, но назвать это полноценным офисом невозможно, а часть, хоть и не намного, но все-таки, позволяет сократить расходы на помещение.
Виртуальный офис
В этом случае сотрудники фирмы работают на дому, включая секретаря, который перераспределяет звонки и заказы по коллегам и руководству. В случае, если у компании имеется большое количество клиентов, то сотрудникам на руки выдается необходимое оборудование для работы на выезде. Координация между работниками фирмы и руководством происходит с помощью телефона и интернета. Иногда снимается небольшой офис для начальства.Аренда квартиры
Офис располагается в квартире. Благодаря этому, существенно дешевле стоит интернет, так как оформляется на физическое лицо, и коммунальные платежи. Наличие кухни – существенный плюс. Однако, квартиру не всегда можно оформить как юридический адрес фирмы. Для этого нужно разрешение собственника. Кроме того, клиенту не всегда легко найти такой офис.
Open-space
Открытое пространство офиса позволяет оптимизировать расположение рабочих мест на 30%, чем существенно сэкономить на необходимой площади помещения. Кроме того, благодаря нахождению коллег в одном рабочем пространстве, сокращаются сроки согласования различных вопросов, а руководитель имеет возможность контролировать деятельность подчиненных. Минусом open-space является повышенный шум и снижение комфорта работников.
Офисы в стиле agile
Они представляют собой совокупность площадей различного назначения: open-space для командной работы и зоны для работы в приватной обстановке. Это позволяет сэкономить на площади офиса и создать более эффективное пространство для взаимодействия сотрудников. Однако, в офисе в стиле agile, руководителю сложнее контролировать своих подчиненных.
Коворкинг
Аренда готового рабочего места в open-space со всеми необходимыми условиями (офисная техника, интернет, охрана, клининг и т.д.). Положительными факторами является то, что в такой аренде «все включено» и рабочее место можно снять как год и на месяц, так и на день и на час. Отрицательными – подходит для работы небольшой команды, в офисе повышен уровень шума.
Бизнес-центр
Аренда офиса в специализированном для этого здании несет много преимуществ: грамотно организованное пространство, не нужно платить за дополнительные площади, такие как коридор и санузел, наличие конференц-залов, кафе, качественный интернет, предоставление мебели и т.д. Минусами могут быть наличие конкурентов в БЦ и дорогостоящий интернет.
Офис на периферии
Не всегда оправдана аренда помещения в центре города. Если Ваш бизнес не предполагает прихода в офис большого количества клиентов, то достаточно выбрать его удобное местоположение для сотрудников, а это не всегда должен быть центр города. В отдаленных районах населенного пункта стоимость помещения существенно ниже. Даже, если в Ваш офис приходят клиенты, то, иногда, бывает удобно снять офис в спальном районе. Однако, прежде, чем выбрать местоположение Вашего бизнеса, стоит проанализировать наличие конкурентов в округе.
Субаренда
Вы много лет арендуете офис в одном и том же месте. Ваши клиенты привыкли к этому месту, но, возникла необходимость снизить расходы. В этом случае стоит оптимизировать количество сотрудников (часть можно перевести в офис на периферию) и их расположение в офисе, а освободившееся в помещении место можно сдать в субаренду. Обязательным условием для этого является разрешение арендодателя.
Снижение арендной платы
Если Вы давно снимаете офис у одного и того же собственника, и имеете хорошие с ним отношения, то можно попробовать договориться о снижении цены за квадратный метр или подбора меньшего по площади офиса. Довольно часто арендодатель снижает стоимость за офис. Однако, прежде, чем разговаривать с собственником, проанализируйте рынок недвижимости и найдите идентичный альтернативный вариант помещения за меньшую цену. Это будет весомым аргументов в Вашу пользу.
Варьирование арендной ставки
В этом случае Вы оплачиваете аренду офиса в зависимости от заработка и делите риски с собственником. Однако, в этом случае, Вам придется открыть ему бухгалтерскую отчетность. Арендодатель видит Вашу экономическую ситуацию и оценивает возможность оплачивать помещение.
Продажа доли бизнеса арендодателю
Что же делать, если Ваш бизнес стал неотделим от помещения? В этом случае, можно предложить его собственнику долю в Вашем бизнесе.
Не нужно экономить:
- На разумном расположении рабочего места сотрудника. Минимум на одного человека по ГОСТу положено 4,5 квадратных метров, но лучше отвести 6 кв.м. Желательно не располагать в одном кабинете более шести сотрудников. Если уж так случилось, то стоит организовать зону отдыха. Для экономии места можно расположить ее в переговорной комнате.
- На кухне. Совместная трапеза позитивно влияет на сплочение коллектива, а наличие кофемашины существенно поднимет боевой дух Вашей команды.
- На мебели. Она должна быть комфортной и удобной. Это повышает работоспособность коллектива. Не обязательно покупать дорогую мебель, можно найти бюджетный вариант или купить б/у.
- На вентиляции. Отсутствие притока свежего воздуха, особенно, когда нет возможности открыть окна, вызывает кислородное голодание, что отрицательно воздействует на работу мозга. В результате, работоспособность коллектива существенно снижается.
- На сан. узлах. Не стоит экономить на комфорте гостей и сотрудников. Кроме того, есть мнение, что о компании судят по состоянию клозетов, поэтому, арендуя офис, обратите на это внимание.
Важно!
В мировом бизнесе считается, что чем большую площадь офиса имеет компания, тем она успешнее. Отсюда, имеет смысл сделать вывод, что, если Вы имеете возможность не экономить на офисе, то лучше этого не делать. Но, уж если возникла такая необходимость, то проанализируйте ситуацию, воспользуйтесь нашими рекомендациями и выберите тот способ экономии, который Вам наиболее подходит.
